Hoe werkt de doelmatigheidsgrens binnen de werkkostenregeling?

Doelmatigheidsgrens
In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst is de doelmatigheidsgrens als volgt verwoord: “Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwen wij als gebruikelijk. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.
Let op: Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid. Dit bedrag geldt bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag, of als stagiair.”

Toepassing doelmatigheidsgrens door Belastingdienst
In verband met risicogericht handhaven hanteert de Belastingdienst in de praktijk bij de beoordeling van het gebruikelijkheidscriterium een doelmatigheidsgrens van €  2.400 per persoon per jaar. De doelmatigheidsgrens is bedoeld als veilige haven. Deze grens geeft aan tot welk bedrag de Belastingdienst geen actie onderneemt. De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 als eindheffingsbestanddeel wordt in zoverre als gebruikelijk beschouwd.

Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde voor zover de aanwijzing van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voldoet aan de gebruikelijkheidseis.

Voorbeeld 1
Een werkgever heeft de reiskostenvergoeding van een werknemer voor woon-werkverkeer ter hoogte van € 1.500 aangewezen als eindheffingsbestanddeel. De reiskostenvergoeding voldoet aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling voor reiskosten. De werkgever wenst daarnaast de eindejaarsuitkering van € 2.000 van de werknemer aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Bij vergoedingen die onder een gerichte vrijstelling vallen, is het gebruikelijkheidscriterium niet aan de orde, aangezien het aanwijzen van dergelijke vergoedingen altijd gebruikelijk is. Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde als de aanwijzing van de vergoeding aan de gebruikelijkheidseis voldoet. Voor de eindejaarsuitkering kan een beroep worden gedaan op de doelmatigheidsgrens. Omdat hiervan nog geen gebruik is gemaakt, mag de eindejaarsuitkering in zijn geheel worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel.

Voorbeeld 2

Een werkgever heeft meerdere vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen is € 2.000. De aanwijzing van deze vergoedingen en verstrekkingen voldoet aan de gebruikelijkheidseis. Daarnaast wenst de werkgever de eindejaarsuitkering van € 2.100 aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde wanneer de aanwijzing van een vergoeding of verstrekking aan de gebruikelijkheidseis voldoet. In casu is de doelmatigheidsgrens niet aan de orde voor het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen (€ 2.000). Voor de eindejaarsuitkering (€ 2.100) kan een beroep worden gedaan op de doelmatigheidsgrens. Omdat hiervan nog geen gebruik is gemaakt, mag de eindejaarsuitkering in zijn geheel worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel.

Voorbeeld 3
Een werkgever heeft een bonus ten bedrage van € 2.000 aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Daarnaast organiseert de werkgever extern een groot personeelsfeest ter waarde van € 500 per werknemer, ontvangt iedere werknemer een kerstpakket van € 100 per werknemer en krijgt iedere werknemer een extern preventief medisch onderzoek (hierna: PMO) aangeboden ter waarde van € 200. Het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen is € 2.800. Het is niet duidelijk of de aanwijzing van voornoemde vergoedingen en verstrekkingen voldoet aan de gebruikelijkheidseis.

Voor de toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet van belang om welke soort kosten het gaat. Voor de bepaling of de doelmatigheidsgrens wordt overschreden, moeten de aangewezen loonbestanddelen (met uitzondering van de gericht vrijgestelde vergoedingen/verstrekkingen en de aanwijzingen die aan de gebruikelijkheidseis voldoen) tezamen in aanmerking worden genomen. De doelmatigheidsgrens is immers niet bedoeld om vele duizenden euro’s van loonbestanddelen in geld over te hevelen naar eindheffingsbestanddelen. Daarnaast strookt een benadering per kostenpost niet met het uitgangspunt van de werkkostenregeling dat irrelevant is wat de aard van het loonbestanddeel is. In dit geval mag in beginsel slechts € 2.400 worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Het is hier niet uitgesloten dat de aanwijzing van een vergoeding en/of verstrekking voldoet aan de gebruikelijkheidseis (bijvoorbeeld het kerstpakket van € 100) of dat aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling (bijvoorbeeld het PMO van € 200) wordt voldaan. Als de aanwijzing voldoet aan de gebruikelijkheidseis of aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling wordt voldaan, wordt voor de beoordeling of de € 2.400 grens wordt overschreden de betreffende vergoeding en/of verstrekking buiten beschouwing gelaten (zie voorbeeld 1 en 2).

Voorbeeld 4
Een werkgever besluit de bonusuitkering van alle werknemers aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. De omvang van de uitkering varieert tussen de € 1.000 en € 8.000.

Toepassing van de doelmatigheidsgrens is begrensd. Hierop kan alleen een beroep worden gedaan, voor zover de loonbestanddelen tezamen niet meer bedragen dan € 2.400. In dit geval betekent dit dat bij een bonus van bijvoorbeeld € 3.000 slechts voor € 2.400 gebruik kan worden gemaakt van de doelmatigheidsgrens.